Loopt alles op rolletjes en volgens schema in jouw massagepraktijk? Een goede planning maken, is niet altijd gemakkelijk. Je werkt immers met mensen, die je oprechte aandacht wilt geven. Soms loopt een behandeling of een gesprek uit. Dan zijn er misschien ook klanten die niet op tijd komen of die zelfs niet op komen dagen. Voor je het weet ligt je hele planning in de war. Kortom, er komt veel kijken bij een zaak runnen. Daarom geven we je hier tips voor een betere planning in je massagepraktijk!
Gaten in je agenda: hoe kun je dat voorkomen?
Het zou natuurlijk prettig zijn als je agenda steeds goed gevuld is. Vooral gaten in je agenda, door geannuleerde afspraken of klanten die niet komen opdagen, zijn erg vervelend. Dit kun je voorkomen door je klanten na het maken van een afspraak een bevestiging te sturen per e-mail en hen vlak voor de afspraak hier nog eens aan te herinneren. Misschien dat je klant dan alsnog annuleert, maar dan heb je in ieder geval wel nog de tijd om dat lege uurtje op te vullen. Heb je deze methode als eens gebruikt, maar werkt het niet goed genoeg? Dan is een sms-herinnering een beter idee; deze berichten worden door sommige mensen eerder gelezen dan een e-mail.
Onverhoopte gaten in je agenda toch nog opvullen
Je kent het probleem waarschijnlijk wel; van die tijden waarop maar weinig mensen of niemand een afspraak wil boeken. Het is een goede tip om dan voor deze daluren een leuke actie te bedenken. Denk aan doelgroepen met een flexibele agenda, bijvoorbeeld studenten of juist senioren. Je kunt dan voor deze uren een aardige korting geven, waardoor je alsnog klanten hebt. Dit kun je bijvoorbeeld ook doen als je last minute een plek vrij hebt. Vergeet hiervoor niet om je social media kanalen optimaal te benutten.
Last minute plekken invullen via social media
Is er onverwacht een plekje vrij gekomen in je agenda, dan blijkt social media een snelle en effectieve manier om toch nog een andere klant in te plannen. Maak vlot een leuke post of story op Instagram of Facebook met de melding dat je een plekje vrij hebt. Je zult nog versteld staan van wie er allemaal op een zalige massage zit te wachten. Misschien heeft een van je klanten de dag ervoor zijn/haar spieren overbelast en kan juist nu een herstellende massage gebruiken? Of mogelijk zit er iemand met veel stress en hoofdpijn achter de computer? Dan komt jouw oproep, dat je nu beschikbaar bent, precies op het juiste moment. Probeer het eens!
Maak gebruik van slimme salonsoftware
Telefoontjes aannemen, klanten terugbellen die je niet te woord kon staan, Whatsappjes beantwoorden en e-mails versturen om afspraken in te plannen kost ontzettend veel tijd. Die tijd kun je veel beter besteden, onder meer aan de klanten die op je massagetafel plaatsnemen. Dan wil je niet steeds afgeleid worden. Online salonsoftware is dan ook onmisbaar. Klanten kunnen dan gewoon zelf online hun afspraak bij je inplannen. Wist je dat mensen vaak op hele ongebruikelijke tijden een afspraak willen maken? Bijvoorbeeld ’s avonds laat, als alle dagelijkse taken gedaan zijn. Met een online boekingssysteem is dat geen probleem. Je kunt hiermee meteen in de behoefte van de klant voorzien. Zo loop je geen boekingen mis.
Zorg voor aaneensluitende afspraken
Door afspraken op elkaar aan te laten sluiten, werk je effectiever. De meeste online salonsoftware beschikt over een functie, die mogelijkheden voor afspraken toont die aansluiten op andere afspraken. Zo voorkom je afspraken verspreid over de dag. Laat je klanten bij het bevestigen van de afspraak weten, wat jij van hen verlangt. Benadruk dat het belangrijk is dat ze op tijd komen, zodat je hen zo goed mogelijk van dienst kunt zijn. Vermeld ook wat de consequenties zijn als ze te laat komen. Een ander voordeel van slimme salonsoftware is dat je tijd kunt reserveren voor bestaande klanten. Zo kun je altijd voldoen aan hun vraag. Zij zijn immers de reden van het bestaan van jouw zaak!
Houd wel wat ‘ademruimte’ in je planning
Het is verstandig om je afspraken zo veel mogelijk op elkaar te laten aansluiten, maar zorg wel dat je steeds:
- Voldoende tijd per behandeling inplant om uitloop te voorkomen.
- Hier en daar wat ruimer plant voor als er een behandeling toch uitloopt.
- Tijd hebt om de behandelruimte in orde te maken voor de volgende klant.
- Tussentijds voldoende pauzes inlast voor jezelf.
- Tijd inplant voor andere taken; voorraad, marketing, boekhouding, etc.
Het is belangrijk dat je hier consequent in bent. Op den duur weet je dan precies hoe je het beste alles binnen je massagepraktijk op rolletjes kunt laten lopen. Heb jij nog andere tips? Aarzel niet om ze met ons te delen!
Controle houden over de planning in je massagepraktijk
Ondernemers die niet bekend zijn met slimme online salonsoftware vragen zich soms af of ze wel genoeg controle hebben over de planning in hun massagepraktijk. Je zult merken dat er genoeg functies zijn, die je daarbij helpen. Zo kun je zelf je beschikbaarheid aangeven. Daarnaast kun je het online boekingssysteem zo instellen dat je zelf een ingeplande afspraak door een klant moet bevestigen. Op deze manier houd je controle over de planning in je massagepraktijk. Er bestaan verschillende aanbieders van salonsoftware. Vaak mag je deze software gedurende een bepaalde tijd gratis uitproberen. Ga er eens mee aan de slag.
Online betalen om no-shows te voorkomen
Tot slot nog een tip om no-shows te voorkomen, want dit blijft een vervelend probleem binnen onze branche. Je zou bijvoorbeeld klanten, of bijvoorbeeld alleen nieuwe klanten, vooraf online volledig of deels kunnen laten betalen via een online boekingssysteem. Op deze manier kun je het risico op no-shows en de financiële gevolgen die dit met zich meebrengt verminderen. Werk jij al op deze manier in jouw massagepraktijk? Wat zijn jouw ervaringen? Wat vind je van dit idee? Hoe ga jij no-shows tegen? We horen het graag van je!
Ben je nog geen lid van de Belgische Massage Federatie? Meld je dan hier aan!